L’utilizzo di un file server dovrebbe essere preso in considerazione da molte aziende per una serie di motivi: in primo luogo c’è il vantaggio della centralità, che assicura che ogni partecipante autorizzato alla rete possa accedere ai file forniti. In questo modo viene agevolato il lavoro di più utenti sullo stesso file: i conflitti tra le diverse versioni di un documento vengono praticamente eliminati, poiché alcune azioni come la modifica o l’eliminazione vengono bloccate agli altri utenti non appena un utente effettua l’accesso. Il tempo e lo sforzo sarebbero notevolmente più elevati, così come la probabilità di conflitti tra diverse versioni dei file, se gli utenti dovessero invece condividere i file desiderati dal proprio sistema o trasferirli su supporti rimovibili.
Un altro vantaggio decisivo dell’uso del file server è l’alleggerimento delle risorse client: oltre ai documenti personali, tutti i file aziendali e i backup possono essere memorizzati sul file server, a seconda di come l’azienda vuole gestire l’archiviazione dei file. Inoltre, l’intero inventario dei file è automaticamente molto più facile da controllare con un’organizzazione adeguata, suddivisa tra directory, cartelle, ecc.
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